Regulamin Oprogramowania Menago

§ 1. Postanowienia Ogólne i Informacje o Usługodawcy

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z oprogramowania w modelu SaaS służącego do zarządzania rezerwacjami online Menago, udostępnianego pod adresem domeny menago.net (dalej: „Oprogramowanie”).
2. Usługodawcą i operatorem Oprogramowania jest Adam Kozieł, prowadzący działalność nierejestrowaną zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, zamieszkały pod adresem: Szosa Chełmińska 154d/18, 87-100 Toruń, adres e-mail: kontakt@menago.net (dalej: „Usługodawca”).
3. Oprogramowanie skierowane jest wyłącznie do przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą lub nierejestrowaną w branży beauty (dalej: „Usługobiorca”). Oferta Oprogramowania ma charakter wyłącznie B2B.
4. Wszelkie prawa autorskie do Oprogramowania, jego kodu, nazwy oraz interfejsu graficznego należą do Usługodawcy. Usługobiorca w ramach umowy o korzystanie z Oprogramowania, w tym w bezpłatnym wariancie Freemium, otrzymuje jedynie niewyłączną, niezbywalną licencję na korzystanie z Oprogramowania zgodnie z jego przeznaczeniem.
5. Oprogramowanie stanowi wewnętrzne narzędzie pracy Usługobiorcy i nie jest platformą cyfrową (marketplace) w rozumieniu art. 8ac Dyrektywy Rady (UE) 2021/514 (DAC-7) ani odpowiadających jej przepisów krajowych. Usługodawca nie pośredniczy w żadnych transakcjach pomiędzy Usługobiorcą a jego klientami, nie obsługuje płatności za usługi świadczone przez Usługobiorcę, nie udostępnia publicznego katalogu Usługobiorców ani nie pobiera wynagrodzenia uzależnionego od wartości lub liczby rezerwacji. Usługodawca nie jest stroną umowy o wykonanie zabiegu ani innej usługi beauty między Usługobiorcą a jego klientem. Wynagrodzeniem Usługodawcy jest abonament określony w § 4 Regulaminu, w tym wariant bezpłatny Freemium.

§ 2. Ograniczenie Odpowiedzialności

1. Oprogramowanie jest świadczone w modelu SaaS. Usługodawca dokłada starań, aby działało prawidłowo, nie gwarantuje jednak nieprzerwanego ani całkowicie niezakłóconego dostępu. Dostęp może być czasowo ograniczony z przyczyn technicznych, konserwacyjnych lub niezależnych od Usługodawcy.
2. Oferta ma charakter B2B. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca wyłącza odpowiedzialność z tytułu rękojmi, a także odpowiedzialność za szkody, utratę danych oraz utracone korzyści (lucrum cessans) wynikające z działania, błędu albo przerwy w działaniu Oprogramowania.
3. Jeżeli mimo powyższego Usługodawcy przypisana zostałaby odpowiedzialność odszkodowawcza, jej łączna wysokość wobec danego Usługobiorcy ogranicza się do sumy opłat abonamentowych faktycznie zapłaconych Usługodawcy przez tego Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie będące podstawą roszczenia. Okres testowy oraz Freemium bez zapłaconych opłat oznaczają, że ta suma wynosi 0 zł.
4. Powyższe nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć albo ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym za szkodę wyrządzoną umyślnie.

§ 3. Rejestracja konta

1. Rejestracja odbywa się przez formularz na stronie menago.net/register (adres e-mail i hasło).
2. Usługobiorca może podać opcjonalny kod zaproszeniowy. Kod może zmienić warunki okresu testowego albo przyznany pakiet. Kod nie jest wymagany do założenia konta.
3. Rejestrując konto, Usługobiorca oświadcza, że działa jako przedsiębiorca albo w ramach działalności nierejestrowanej. Oprogramowanie nie jest przeznaczone dla konsumentów.
4. Stroną umowy jest właścicielka salonu (konto główne). Konta pracownic, jeśli zostaną utworzone w pakiecie Team, działają w ramach tego konta i nie stanowią osobnej umowy z Usługodawcą.
5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wstrzymania rejestracji nowych kont w dowolnym momencie, w szczególności w celu zachowania wydajności systemu.

§ 3a. Zasady korzystania i rola Menago

1. Oprogramowanie jest narzędziem pracy Usługobiorcy. Umowa o zabieg albo inną usługę beauty powstaje wyłącznie między Usługobiorcą a jego klientem. Usługodawca nie gwarantuje, że klient przyjdzie na wizytę, ani że Usługobiorca wykona usługę.
2. Usługobiorca korzysta z Oprogramowania zgodnie z prawem i niniejszym Regulaminem. W szczególności nie wolno: wprowadzać danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej; wysyłać komunikacji, do której Usługobiorca nie ma podstawy; umieszczać treści niezgodnych z prawem; obchodzić zabezpieczeń ani wykorzystywać Oprogramowania w sposób zakłócający jego działanie.
3. Usługobiorca odpowiada za działania osób, którym udostępnił dostęp do konta, w tym pracownic w pakiecie Team.
4. Usługodawca może ograniczyć, zawiesić albo zamknąć dostęp do konta, gdy Usługobiorca narusza Regulamin, gdy wymaga tego bezpieczeństwo Oprogramowania albo przepis prawa. Zawieszenie nie jest usunięciem danych. Usunięcie konta odbywa się na zasadach § 8.
5. Oprogramowanie nie jest przeznaczone do gromadzenia danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (m.in. dane o zdrowiu). Jeżeli Usługobiorca mimo to wprowadzi takie dane, na przykład w notatkach albo na zdjęciach, oświadcza, że ma do tego podstawę prawną i ponosi za to pełną odpowiedzialność.
6. Usługobiorca zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności i pokrywa uzasadnione roszczenia swoich klientów oraz związane z nimi koszty, jeżeli wynikają z korzystania przez Usługobiorcę z Oprogramowania (w tym z rezerwacji, wysyłki e-maili, notatek i zdjęć albo braku podstawy prawnej po stronie Usługobiorcy), a nie z winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa Usługodawcy.

§ 4. Pakiety, opłaty i stawki nabyte

1. Aktualny cennik jest dostępny na stronie menago.net/cennik. Obejmuje w szczególności:
   • Freemium — 0 zł, z limitami opisanymi w cenniku i w Oprogramowaniu (m.in. liczba usług i wizyt w miesiącu);
   • Premium — 49,99 zł miesięcznie w okresie, o którym mowa w pkt 3, a po jego zakończeniu 69,99 zł miesięcznie dla nowych Usługobiorców;
   • Team — 99,99 zł miesięcznie, do 5 osób w salonie, w tym właścicielka. Jest to cena aktualna i może ulec zmianie na zasadach § 9.
2. Nowe konto otrzymuje 30-dniowy okres testowy pakietu Premium albo Team, bez podawania karty, zgodnie z wyborem przy rejestracji albo warunkami kodu zaproszeniowego. Po upływie okresu testowego Usługobiorca może opłacić pakiet albo pozostać przy Freemium. Dane salonu i klientek zostają.
3. Stawka Premium 49,99 zł miesięcznie przysługuje pierwszym 100 kontom właścicielskim (konta pracownic nie wliczają się do tego limitu). Od 101. założonego konta nowy Usługobiorca korzystający z Premium płaci 69,99 zł miesięcznie, chyba że Usługodawca przedłuży okres obowiązywania stawki 49,99 zł. Przedłużenie jest uprawnieniem Usługodawcy, nie obowiązkiem. Usługodawca może z niego skorzystać, gdy uzna, że ma ku temu przestrzeń. O przedłużeniu informuje w cenniku albo drogą e-mailową.
4. Konto, które uzyskało stawkę 49,99 zł (jako jedno z pierwszych 100 albo w okresie przedłużenia), zachowuje ją przy korzystaniu z Premium także wtedy, gdy nowi Usługobiorcy płacą już 69,99 zł. Dotyczy to również konta z tej grupy, które korzysta z Freemium i później wraca na Premium.
5. Usługobiorcy, którym w programie beta przyznano stawkę Legacy Beta VIP, zachowują 29,99 zł miesięcznie przy korzystaniu z płatnego pakietu objętego tą stawką. Stawka nie przysługuje nowym kontom.
6. Późniejsza zmiana cennika na podstawie § 9 nie podwyższa stawek nabytych, o których mowa w pkt 4 i 5.
7. Ceny są podane w złotych polskich. Z uwagi na działalność nierejestrowaną Usługodawcy opłaty nie zawierają VAT. Płatności obsługuje Stripe (karta, BLIK, Przelewy24). Usługodawca wystawia rachunek albo fakturę bez VAT.
8. Brak płatności, nieudana płatność albo rezygnacja z pakietu płatnego nie powoduje usunięcia konta ani danych. Po ewentualnym krótkim okresie buforowym konto przechodzi na Freemium. Trwałe usunięcie danych następuje na wniosek Usługobiorcy, na zasadach § 8.

§ 5. Pliki Cookie i Sesje

1. Oprogramowanie wykorzystuje pliki cookie oraz mechanizmy przechowywania danych w przeglądarce (localStorage, sessionStorage). Szczegółowy opis znajduje się w Polityce Prywatności.
2. Cookies i dane niezbędne do logowania, bezpieczeństwa formularzy oraz zapamiętania zgody na cookies nie wymagają odrębnej zgody.
3. Cookies analityczne i marketingowe (w tym Google Analytics 4, Vercel Analytics i Meta Pixel) są uruchamiane wyłącznie po zgodzie wyrażonej w banerze cookies. Zgodę można zmienić albo wycofać w ustawieniach cookies w stopce serwisu.
4. Sesja uwierzytelniająca jest zarządzana przez platformę Supabase (opis w § 6). Token sesji jest przechowywany w bezpiecznym cookie z flagami HttpOnly i Secure.
5. Usługobiorca może wyczyścić pliki cookie i dane sesji z poziomu ustawień swojej przeglądarki, co skutkuje wylogowaniem z Oprogramowania.

§ 6. Usługi Zewnętrzne i Podprocesory

W celu prawidłowego świadczenia usługi Usługodawca korzysta z następujących podmiotów zewnętrznych (podprocesorów), które mogą przetwarzać dane Usługobiorcy lub jego klientów:

Usługodawca zapewnia, że wszyscy podprocesory gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, zgodny z przepisami RODO.

§ 7. Powierzenie Przetwarzania Danych Osobowych

1. W ramach korzystania z Oprogramowania Usługobiorca wprowadza do systemu dane osobowe swoich klientów (m.in. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, notatki, zdjęcia).
2. Administratorem danych klientów salonu jest Usługobiorca. Usługodawca występuje wyłącznie w roli podmiotu przetwarzającego (Procesora) w rozumieniu art. 28 RODO. Zasady dotyczące danych szczególnych kategorii oraz pokrywania roszczeń klientów salonu określa § 3a.
3. Oprogramowanie może automatycznie wysyłać e-maile do klientów salonu (m.in. potwierdzenia rezerwacji, przypomnienia o wizytach). Usługobiorca, korzystając z tej funkcji, potwierdza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przekazania adresu e-mail klienta Usługodawcy w celu wysyłki tej komunikacji.
4. Oprogramowanie udostępnia funkcję eksportu kalendarza wizyt w formacie iCalendar (iCal). Wygenerowany plik lub publiczny URL subskrypcji kalendarza zawiera dane o wizytach. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za bezpieczne zarządzanie dostępem do tego linku.
5. Akceptacja niniejszego Regulaminu jest równoznaczna z zawarciem Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPDO), której szczegółowe warunki określa Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 8. Retencja Danych

1. Dane konta Usługobiorcy (adres e-mail, ustawienia salonu, historia wizyt) są przechowywane przez cały czas trwania aktywnej umowy.
2. W Oprogramowaniu nie ma przycisku samodzielnego usunięcia konta. Usługobiorca zgłasza wniosek o usunięcie na adres kontakt@menago.net, z adresu e-mail przypisanego do konta.
3. Po przyjęciu wniosku zaczyna się 30-dniowy okres przejściowy. Konto pozostaje w bazie. Dostęp do Oprogramowania może zostać wyłączony. W tym czasie Usługobiorca może wycofać wniosek, pisząc na ten sam adres e-mail. Po upływie 30 dni dane konta, salonu, pracownic oraz klientów salonu są trwale usuwane, z wyjątkiem danych, które Usługodawca musi zachować na podstawie przepisów (w szczególności dokumentacja rachunkowa). Usługobiorca powinien wcześniej zachować kopię danych, których potrzebuje.
4. Brak płatności albo rezygnacja z pakietu płatnego nie uruchamia usunięcia danych. Konto przechodzi na Freemium na zasadach § 4.
5. Dane osobowe klientów salonu (imię, nazwisko, telefon, e-mail, historia wizyt) są usuwane łącznie z danymi konta Usługobiorcy.
6. Logi systemowe (adresy IP, zdarzenia bezpieczeństwa) mogą być przechowywane przez okres do 90 dni w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
7. Dane z listy oczekujących (adres e-mail, nazwa salonu) są przechowywane do momentu rejestracji, cofnięcia zgody albo usunięcia wpisu, gdy rejestracja nowych kont jest wstrzymana albo lista jest jeszcze wykorzystywana.

§ 9. Postanowienia Końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, do których należą w szczególności: zmiany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, zmiany technologiczne Oprogramowania (w tym wprowadzanie nowych funkcji), a także modyfikacje cennika. O istotnych zmianach Usługobiorcy zostaną poinformowani drogą e-mailową z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Kontynuacja korzystania z Oprogramowania po wejściu w życie zmian jest równoznaczna z ich akceptacją.
2. Wszelkie reklamacje związane z technicznym funkcjonowaniem Oprogramowania należy zgłaszać na adres e-mail: kontakt@menago.net. Usługodawca zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 dni.
3. Usługobiorca może w dowolnym momencie złożyć wniosek o usunięcie konta. Sposób zgłoszenia, okres przejściowy i trwałe usunięcie określa § 8.
4. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks Cywilny oraz rozporządzenie RODO.
5. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy.